Как навести порядок в Gmail и держать почту под контролем: 10 полезных лайфхаков

Пранай Параб пользуется одним и тем же основным аккаунтом Gmail уже около 20 лет и гордится тем, что сумел сохранить порядок в почте. В его ящике нет тысяч непрочитанных писем, хранилище никогда не было переполнено, а сотни фильтров автоматически отправляют бесполезные письма прямо в корзину. Он поделился своим опытом с LifeHacker и рассказал, как держать Gmail под контролем.

Параб не использует сторонние сервисы для управления почтой. Ниже — все приемы, которые помогают держать Gmail под контролем.

Управляйте подписками, чтобы обуздать хаос во входящих

Начинать очистку почты стоит с подписок на рассылки.

В какой-то момент многие подписываются на слишком большое количество новостных писем. То, что сначала кажется удобным способом читать интересные материалы, со временем превращается в обязанность, за которой невозможно угнаться.

В определенный момент нужно отпустить эти непрочитанные рассылки.

Что можно сделать:

• вручную отписаться от рассылок, которые вы больше не читаете;
• перенести такие подписки на другой электронный адрес и оставить основной ящик только для важной почты;
• использовать приложения для чтения позже.

Параб сейчас использует Readwise Reader. Этот сервис позволяет читать гораздо больше материалов, чем когда письма просто лежали во входящих.

По теме: Лучшие интернет-браузеры для защиты конфиденциальности

Если проблема в большом количестве рекламных писем, которые по сути являются спамом, можно воспользоваться встроенными инструментами Gmail для отписки от проморассылок.

Используйте как можно больше фильтров

В Gmail есть мощная система фильтров, которая автоматически удаляет нежелательные письма.

Можно выделить письма и нажать кнопку «Пожаловаться на спам». Такая корреспонденция попадёт в папку «Спам». Но иногда письма от того же отправителя продолжают появляться во входящих даже после этого.

Поэтому Параб начал использовать фильтры Gmail, чтобы отправлять повторяющихся спамеров сразу в корзину.

Как это сделать:

1. Выделите несколько нежелательных писем от разных отправителей.
2. Нажмите на кнопку с тремя точками в веб-версии Gmail.
3. Выберите пункт «Фильтровать письма подобные этим». Gmail автоматически подставит всех отправителей в фильтр.
4. Нажмите «Поиск».
5. В появившемся окне отметьте «Удалить» и «Применить фильтр к подходящим диалогам».
6. Нажмите «Создать фильтр».

После этого все письма от этих отправителей будут автоматически отправляться в корзину и больше не появятся во входящих.

Поисковые фильтры — ваши лучшие друзья

Если почтовый ящик уже переполнен или близок к этому, стоит воспользоваться поисковыми фильтрами, чтобы найти письма, которые занимают больше всего места.

Самый полезный фильтр — это фильтр по размеру.

В строке поиска Gmail можно ввести, например,
Size:20m.

Так Gmail покажет все письма размером более 20 мегабайт.

Можно подставить любое другое значение — 15, 10 и так далее.

Полезные вложения следует сохранить, а остальные письма – удалить.

Используйте расширенный поиск для мусора

Параб признается, что в молодости рассылал друзьям и родственникам слишком много пересылаемых писем.

Эти письма до сих пор хранятся в его почте. Некоторые из них были отправлены более чем 50 людям одновременно.

Если нажать на иконку с тремя линиями справа от строки поиска в Gmail, откроется расширенный поиск.

С его помощью можно:

• искать письма за конкретный период;
• удалять очень старые и уже бесполезные сообщения.

Например, можно использовать такой фильтр:
after:2006/1/1 before:2007/1/2

Он покажет все письма, отправленные в 2006 году.

Расширенный поиск проще фильтров, потому что не нужно запоминать команды. Он открывает доступ к большему количеству параметров и отлично подходит для массового удаления старых писем.

Боритесь с бесполезными письмами на уровне источника

Со временем постоянное создание фильтров начинает утомлять.

Поэтому стоит заглянуть в настройки сайтов и остановить спам на источнике.

Социальные сети, такие как Facebook, Instagram и LinkedIn, — одни из самых активных отправителей писем, которые никто не просил.

Если зайти в их настройки уведомлений и коммуникаций, можно отключить значительную часть писем еще до того, как они попадут во входящие.

Параб всегда снимает галочки со всех типов писем при регистрации на новых сайтах.

Если письма все равно продолжают приходить, можно нажать кнопку отписки или использовать фильтры Gmail, чтобы больше их не видеть.

Научите Gmail, какие письма для вас важны

Gmail может помочь отделять важные письма от второстепенных.

Рядом с каждым письмом во входящих есть маленькая стрелка вправо. Если нажать ее у важного письма, стрелка станет желтой. Такое письмо помечается как важное. Со временем Gmail начинает лучше понимать, какие письма стоит оставлять во входящих, а какие — отправлять в другие папки.

Удаляйте письма из папок «Спам» и «Корзина»

Gmail хорошо справляется с автоматической фильтрацией спама.

Многие ненужные письма оказываются в папке «Спам». После настройки фильтров немало их будет и в папке «Корзина». Однако реальное освобождение места в хранилище произойдет только после их удаления.

Нужно:

• зайти в эти папки;
• выделить все ненужные письма;
• удалить их окончательно.

Важно проверить, нет ли среди них нужных писем. После удаления восстановить их будет невозможно.

Проверять эти папки стоит минимум раз в месяц. Google автоматически удаляет письма, которые находятся там более 30 дней.

Быстро очистите место в Gmail

В Gmail есть встроенный инструмент для анализа занятого пространства.

Нужно зайти на страницу очистки хранилища и нажать «Очистить пространство».

Сервис покажет подсказки и предложит простые способы удалить лишнее.

Достаточно следовать инструкциям на экране.

Превращайте важные письма в задачи

Один из самых полезных советов принадлежит коллеге Параба – Дэвиду Нилду.

Открыв письмо, можно нажать кнопку «Добавить в задачи». Письмо появится в Google Tasks и превратится в задачу. Это помогает не терять важные письма и спокойно удалять все лишнее.

Такой подход упрощает ежедневное управление почтой.

Попробуйте сторонние сервисы управления почтой

Обычно Параб не рекомендует сторонние сервисы для управления почтой. Для их работы нужно давать доступ к вашему ящику, что может быть небезопасно. Однако ранее он использовал SaneBox, чтобы помочь другу сократить количество непрочитанных писем с 50 000 до примерно 10 000 всего за один день. Сервис проверен Google и Leviathan Security Group.

PCMag тоже дал SaneBox высокую оценку. Сервис в течение 14 дней будет доступен бесплатно для ознакомления.

За это время можно воспользоваться функцией глубокой очистки почты и быстро удалить большое количество ненужных писем.